1 Nos principes de protection
SUP-TOPO s’engage à traiter les données personnelles de manière loyale, transparente, proportionnée et sécurisée. Nous cherchons à ne collecter que les informations utiles au service demandé et à limiter leur accès aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
- Finalités explicites et compréhensibles ;
- collecte limitée aux informations pertinentes ;
- exactitude et possibilité de mise à jour ;
- durée de conservation maîtrisée ;
- confidentialité et mesures de sécurité adaptées ;
- information et respect des droits des personnes.
La politique tient compte de la loi togolaise n° 2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel et du rôle de l’IPDCP.
2 Responsable du traitement
Le responsable des traitements réalisés dans le cadre du site et des services numériques de SUP-TOPO est :
3 Quelles données peuvent être traitées ?
Les catégories dépendent du service utilisé. Toutes ne sont pas collectées pour chaque visiteur.
| Contexte | Exemples de données | Origine |
|---|---|---|
| Contact et demandes | Nom, prénom, e-mail, téléphone, objet et contenu du message | Informations saisies par la personne |
| Admission et inscription | Identité, date de naissance, coordonnées, parcours, diplômes, relevés, pièces justificatives, photo, informations du parent ou tuteur | Candidat, étudiant ou représentant |
| Compte et portail étudiant | Identifiant, e-mail, rôle, photo, historique de connexion, informations académiques et administratives | Utilisateur, administration et systèmes internes |
| Connexion Google | Identifiant technique Google, nom, e-mail et photo de profil selon les autorisations accordées | Google et utilisateur |
| Newsletter | Adresse e-mail, date d’inscription et origine de l’inscription | Abonné |
| Navigation et sécurité | Date, heure, page consultée, informations techniques du navigateur, journaux de sécurité | Serveur et navigateur |
| Statistiques géographiques | Continent, pays et ville approximative déduits localement de l’adresse IP | Base locale GeoLite2 City |
Les champs obligatoires sont identifiés dans les formulaires. Lorsque vous ne fournissez pas une information nécessaire, le traitement de la demande ou la fourniture du service peut être impossible ou retardé.
4 Finalités et fondements du traitement
| Finalité | Pourquoi ? | Fondement retenu |
|---|---|---|
| Répondre aux demandes | Traiter une question, une demande d’orientation ou un suivi | Démarche de la personne et intérêt légitime à répondre |
| Gérer les admissions | Étudier le dossier, vérifier l’éligibilité et communiquer une décision | Mesures précontractuelles et mission académique |
| Gérer la scolarité et le compte | Administrer le parcours, les notes, les paiements, les documents et les accès | Exécution de la relation avec l’étudiant et obligations applicables |
| Authentifier via Google | Simplifier la création du compte et la connexion | Choix de l’utilisateur et exécution du service demandé |
| Envoyer la newsletter | Communiquer les informations importantes de SUP-TOPO | Consentement, révocable à tout moment |
| Sécuriser le site | Prévenir les accès non autorisés, abus, erreurs et attaques | Intérêt légitime et obligations de sécurité |
| Mesurer la fréquentation | Comprendre l’audience et améliorer les contenus | Intérêt légitime, avec statistiques limitées et anonymisées autant que possible |
5 Statistiques internes et GeoLite2 City
Le site peut utiliser une base locale MaxMind GeoLite2 City pour déduire, de manière approximative, le continent, le pays et la ville associés à l’adresse IP du visiteur. Cette fonction sert uniquement à produire des statistiques générales de fréquentation.
- La base est interrogée localement sur le serveur ;
- le module interne n’enregistre pas l’adresse IP brute dans le fichier de statistiques ;
- les résultats sont agrégés par heure, jour, mois, continent, pays et ville ;
- la ville détectée peut être absente ou correspondre au point de présence du fournisseur d’accès ;
- ces informations ne sont pas utilisées pour localiser précisément une personne.
Le site ne demande pas l’accès à la position GPS de votre appareil dans le cadre des statistiques de fréquentation.
6 Qui peut accéder aux données ?
L’accès est limité selon les fonctions, les habilitations et la nécessité d’accomplir une tâche précise.
- Direction et personnel administratif habilité ;
- services pédagogiques et enseignants lorsque cela est nécessaire ;
- services financiers pour les opérations de scolarité et de paiement ;
- prestataires techniques agissant sur instruction de SUP-TOPO ;
- hébergeur, fournisseur de messagerie ou service d’authentification ;
- autorités ou organismes légalement habilités lorsqu’une obligation l’impose.
Les personnes autorisées sont tenues à la confidentialité et ne doivent utiliser les données que dans le cadre de leurs missions.
7 Services tiers et transferts éventuels
Certains services, tels que la connexion Google, la messagerie, l’hébergement ou des outils techniques, peuvent être fournis par des prestataires dont les infrastructures se trouvent hors du Togo.
Lorsqu’un transfert de données est nécessaire, SUP-TOPO veille à limiter les informations transmises et à utiliser des prestataires offrant des garanties contractuelles, techniques et organisationnelles adaptées, sous réserve des exigences et formalités applicables.
L’utilisation d’un service tiers reste également soumise aux conditions et politiques de ce service.
8 Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Les durées ci-dessous sont des durées opérationnelles de référence. Elles peuvent être ajustées lorsqu’une obligation académique, comptable, administrative, contentieuse ou légale exige une conservation différente.
| Catégorie | Durée indicative |
|---|---|
| Demandes de contact | 24 mois après le dernier échange |
| Candidatures non retenues ou non finalisées | 24 mois après la clôture de la campagne d’admission |
| Dossiers des étudiants admis | pendant la scolarité, puis selon les obligations académiques, administratives et légales applicables |
| Comptes et données du portail | pendant la durée d’utilisation du compte, puis selon les délais nécessaires à la sécurité et aux obligations applicables |
| Journaux techniques et de sécurité | 12 mois maximum, sauf nécessité de sécurité ou obligation légale |
| Newsletter | jusqu’au retrait du consentement ou à la demande de désinscription |
| Statistiques agrégées | 36 mois maximum pour les agrégats de fréquentation ; aucune adresse IP brute n’est conservée par le module interne |
9 Comment les données sont-elles protégées ?
SUP-TOPO met en œuvre des mesures adaptées au niveau de risque, notamment :
- connexion HTTPS et en-têtes de sécurité ;
- gestion des sessions avec cookies sécurisés lorsque le protocole le permet ;
- contrôle des rôles et des autorisations ;
- protection CSRF des formulaires sensibles ;
- validation, filtrage et échappement des entrées et sorties ;
- stockage des fichiers sensibles dans des espaces protégés ;
- sauvegardes, mises à jour et surveillance technique ;
- limitation de l’accès aux seules personnes habilitées.
Aucun système n’offre une sécurité absolue. En cas d’incident susceptible d’affecter les personnes, SUP-TOPO agit conformément aux obligations applicables et prend les mesures nécessaires pour limiter les conséquences.
10 Vos droits
Selon la loi togolaise applicable et sous réserve de ses conditions et exceptions, vous pouvez notamment exercer les droits suivants :
- Droit à l’information
- Être informé de manière claire sur l’identité du responsable, les finalités, les destinataires et les voies de recours.
- Droit d’accès
- Savoir si des données vous concernant sont traitées et obtenir les informations ou copies prévues.
- Droit d’opposition
- Vous opposer, pour des motifs légitimes, à certains traitements, notamment à la prospection.
- Rectification ou suppression
- Faire corriger des données inexactes, obsolètes, incomplètes ou inappropriées.
- Droit à l’effacement
- Demander l’effacement lorsque les conditions légales sont réunies, sauf obligation de conservation.
- Données après le décès
- Les ayants droit peuvent, dans les conditions prévues, demander la mise à jour ou la suppression de certaines données.
Comment exercer vos droits ?
Envoyez une demande à suptopo26@gmail.com en précisant votre identité, le droit exercé, les données ou le service concerné et toute information permettant de traiter la demande.
Une preuve d’identité peut être demandée uniquement lorsqu’elle est nécessaire pour éviter qu’une personne non autorisée accède à vos données.
11 Mineurs, parents et tuteurs
Certains candidats ou étudiants peuvent être mineurs. Lorsque la situation l’exige, SUP-TOPO peut demander les coordonnées, l’autorisation ou l’intervention d’un parent ou tuteur légal.
Les représentants sont invités à ne communiquer que les informations nécessaires et à accompagner le mineur dans l’utilisation des services numériques de l’établissement.
12 Réclamation, questions et autorité de contrôle
Pour toute question ou réclamation concernant les données personnelles, contactez d’abord SUP-TOPO afin que nous puissions examiner la situation.
Contact protection des données
suptopo26@gmail.com
Saisir l’IPDCP
Vous pouvez également vous informer ou exercer les recours prévus auprès de l’Instance de Protection des Données à Caractère Personnel (IPDCP), autorité togolaise compétente.
Site officiel : ipdcp.tg
Dernière mise à jour : 12 juillet 2026. Cette page peut évoluer pour tenir compte des changements du site, de ses services ou du cadre applicable.